Dokumenty usługi AVELKOR TRACK

1. Opis usługi

Usługodawca: ARTHOMES Sp. z o.o., ul. Jarzębinowa 10, 11-034 Stawiguda, KRS 0000610303, NIP 739 388 36 60, REGON 364085282, właściciel marki AVELKOR. Kontakt: sklep@avelkor.pl, tel. +48 511 956 011.

AVELKOR TRACK to usługa lokalizacji sprzętu firmowego: busów i aut, narzędzi, maszyn i sprzętu budowlanego. Klient dostaje urządzenia w abonamencie oraz dostęp do aplikacji w przeglądarce i na telefonie. Usługa jest przeznaczona wyłącznie dla przedsiębiorców.

Track Bus: busy i auta firmowe

Track Tools: narzędzia

Track Machines: maszyny i sprzęt budowlany

Track Team: wydawanie narzędzi pracownikom

Wspólne zasady

• Dane dotyczą klienta, jego pracowników i współpracowników korzystających z aplikacji lub ze sprzętu wyposażonego w lokalizator.
• Klient decyduje o celach i sposobach przetwarzania (jest administratorem danych). AVELKOR przetwarza dane w imieniu klienta jako podmiot przetwarzający, na podstawie umowy powierzenia.
• Dane przechowujemy przez czas obowiązywania umowy albo krócej, jeśli klient ustawi krótszy okres przechowywania historii. Po zakończeniu umowy dane usuwamy w ciągu 30 dni. Przed usunięciem, na życzenie klienta, przekazujemy ich eksport.
• Nie sprzedajemy danych, nie wykorzystujemy ich do reklamy i nie udostępniamy ich nikomu bez polecenia klienta, chyba że wymaga tego przepis prawa (np. postanowienie sądu lub prokuratury).
• Usługi nie wolno używać do celów innych niż opisane, w szczególności do śledzenia osób w ich czasie prywatnym.

2. Ogólne warunki świadczenia usługi AVELKOR TRACK

§ 1. Strony i dokumenty umowy

1. Usługę świadczy ARTHOMES Sp. z o.o. z siedzibą w Stawigudzie, właściciel marki AVELKOR („Usługodawca”), na rzecz przedsiębiorcy wskazanego w zamówieniu („Klient”).
2. Usługa jest skierowana wyłącznie do przedsiębiorców i dotyczy sprzętu wykorzystywanego w działalności gospodarczej. Do umowy nie stosuje się przepisów o prawach konsumenta.
3. Umowę tworzą, w tej kolejności: zamówienie potwierdzone przez Usługodawcę, umowa powierzenia przetwarzania danych (pkt 3), niniejsze Ogólne warunki oraz opis usługi (pkt 1). W razie sprzeczności rozstrzyga dokument wymieniony wcześniej.
4. Osoba składająca zamówienie w imieniu Klienta oświadcza, że jest do tego umocowana.

§ 2. Zawarcie umowy i aktywacja

1. Umowa zostaje zawarta z chwilą potwierdzenia zamówienia przez Usługodawcę e-mailem albo podpisania umowy przez obie strony, także w formie elektronicznej.
2. Przed zawarciem umowy Usługodawca może zweryfikować Klienta w CEIDG lub KRS oraz w wykazie podatników VAT.
3. Usługa jest aktywna od dnia wydania lub wysłania urządzeń Klientowi („data aktywacji”). Klient otrzymuje dostęp do aplikacji najpóźniej w dniu aktywacji.
4. Klient otrzymuje niewyłączne, nieprzenoszalne prawo do korzystania z aplikacji i danych w niej zgromadzonych przez czas trwania umowy, wyłącznie na potrzeby własnej działalności.

§ 3. Urządzenia

1. Lokalizatory i znaczniki („urządzenia”) pozostają własnością Usługodawcy i są udostępniane Klientowi na czas trwania umowy, chyba że umowa stanowi inaczej.
2. Klient montuje urządzenia samodzielnie, zgodnie z instrukcją, i sprawdza ich działanie po montażu. Na życzenie Klienta Usługodawca może zamontować lokalizatory w pojazdach (według cennika).
3. Klient niezwłocznie zgłasza każdą usterkę, utratę lub kradzież urządzenia.
4. Urządzeń nie wolno otwierać, przerabiać, naprawiać we własnym zakresie ani używać z innymi usługami niż AVELKOR TRACK.
5. Urządzenia są przeznaczone do używania na terenie Unii Europejskiej. Użycie poza UE wymaga zgody Usługodawcy; dodatkowe koszty transmisji danych pokrywa wtedy Klient.
6. Usługodawca może wymienić urządzenie na nowe lub inne o tych samych funkcjach. Klient montuje nowe urządzenie i odsyła stare w ciągu 14 dni.

§ 4. Wymiana urządzeń przez cały czas umowy

1. Przez cały okres obowiązywania umowy Usługodawca bezpłatnie wymienia urządzenie, które przestało działać z przyczyn niezależnych od Klienta, w tym znacznik z wyczerpaną baterią.
2. Wymiana nie obejmuje urządzeń uszkodzonych mechanicznie, zalanych, otwartych lub przerobionych przez Klienta, a także utraconych. W takim przypadku Klient płaci za nowe urządzenie według cennika.
3. Aby skorzystać z wymiany, Klient zgłasza usterkę e-mailem lub telefonicznie i odsyła wadliwe urządzenie po otrzymaniu nowego.

§ 5. Obowiązki Klienta

1. Klient korzysta z usługi zgodnie z prawem, w szczególności z przepisami o ochronie danych osobowych i z Kodeksem pracy, oraz zgodnie z celem usługi.
2. Klient informuje pracowników i inne osoby korzystające ze sprzętu o lokalizatorach przed ich uruchomieniem (zob. pkt 7).
3. Klient odpowiada za działania osób, którym nadał dostęp do aplikacji, i chroni swoje dane logowania.

§ 6. Opłaty

1. Klient płaci miesięczny abonament za każde urządzenie według cennika obowiązującego w dniu zawarcia umowy. Ceny są cenami netto, do których dolicza się VAT.
2. Faktury są wystawiane z góry za każdy miesiąc (albo za rok, jeśli strony tak ustalą) z terminem płatności 14 dni. Za pierwszy, niepełny miesiąc opłata jest naliczana proporcjonalnie.
3. Za opóźnienie w płatności Usługodawcy należą się odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz rekompensata za koszty odzyskiwania należności według ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.
4. Zastrzeżenia do faktury Klient zgłasza e-mailem przed upływem terminu płatności. Uzasadnione zastrzeżenie skutkuje fakturą korygującą.
5. Usługodawca może zmienić cennik z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem. Klient, który nie akceptuje nowych cen, może wypowiedzieć umowę ze skutkiem na dzień wejścia zmiany w życie.

§ 7. Okres umowy i wypowiedzenie

1. Umowa jest zawarta na 12 miesięcy od daty aktywacji.
2. Jeżeli żadna ze stron nie wypowie umowy najpóźniej na 1 miesiąc przed końcem okresu, umowa przedłuża się na kolejne 12 miesięcy na dotychczasowych warunkach.
3. Wypowiedzenie wymaga formy dokumentowej (wystarczy e-mail).
4. Urządzenia dodane w trakcie umowy są objęte okresem umowy głównej i kończą się razem z nią.

§ 8. Naruszenie umowy

1. Jeżeli Klient zalega z płatnością dłużej niż 14 dni od otrzymania wezwania, Usługodawca może zawiesić dostęp do aplikacji do czasu zapłaty.
2. W razie istotnego naruszenia umowy, w szczególności braku zapłaty w terminie 14 dni od wezwania albo używania usługi niezgodnie z prawem, Usługodawca może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym. Klient płaci wtedy abonament do końca bieżącego okresu umowy.
3. Klient może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli usługa nie działa z przyczyn leżących po stronie Usługodawcy dłużej niż 14 dni mimo zgłoszenia.

§ 9. Zwrot urządzeń

1. Po zakończeniu umowy Klient zwraca urządzenia będące własnością Usługodawcy w ciągu 14 dni, na swój koszt, w stanie niepogorszonym ponad zwykłe zużycie.
2. Za urządzenie niezwrócone w terminie Klient płaci według cennika urządzeń.

§ 10. Odpowiedzialność

1. Usługa pomaga chronić sprzęt i odnaleźć go po kradzieży, ale nie gwarantuje jego odzyskania. Działanie lokalizatorów zależy od zasięgu sieci komórkowej, sygnału GPS i baterii.
2. Usługodawca nie odpowiada za utracone korzyści ani szkody pośrednie. Łączna odpowiedzialność Usługodawcy jest ograniczona do sumy opłat zapłaconych przez Klienta w ostatnich 12 miesiącach. Ograniczenia nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie.
3. Usługodawca nie odpowiada za przerwy wynikające z siły wyższej ani z awarii sieci operatorów komórkowych i systemów satelitarnych.
4. Planowane prace techniczne Usługodawca zapowiada z wyprzedzeniem i prowadzi w miarę możliwości poza godzinami pracy.

§ 11. Dane i aplikacja

1. Dane osobowe przetwarzamy na zasadach umowy powierzenia (pkt 3).
2. Przed końcem umowy Klient może pobrać eksport swoich danych. Po zakończeniu umowy dane są usuwane w ciągu 30 dni.
3. Aplikacja, jej wygląd, oprogramowanie i znaki AVELKOR są chronione prawem. Klient nie może ich kopiować, dekompilować ani udostępniać osobom trzecim. Aktualizacje aplikacji są wliczone w abonament.

§ 12. Zmiany warunków

Usługodawca może zmienić Ogólne warunki z ważnych przyczyn (np. zmiana prawa, nowe funkcje, zmiana podwykonawców) z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem. Klient, który nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć umowę ze skutkiem na dzień ich wejścia w życie.

§ 13. Postanowienia końcowe

1. Korespondencję strony prowadzą na adresy e-mail podane w umowie; każda strona informuje drugą o ich zmianie.
2. Prawem właściwym jest prawo polskie. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.
3. Nieważność jednego postanowienia nie wpływa na ważność pozostałych.

3. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Zawierana na podstawie art. 28 RODO jako część umowy AVELKOR TRACK. Strony: Klient jako administrator danych i ARTHOMES Sp. z o.o. (AVELKOR) jako podmiot przetwarzający.

§ 1. Przedmiot i cel

1. Klient powierza Usługodawcy przetwarzanie danych osobowych wyłącznie w celu świadczenia usługi AVELKOR TRACK, w zakresie i przez czas wynikający z umowy.
2. Charakter przetwarzania: zbieranie danych z urządzeń, przechowywanie, udostępnianie Klientowi i jego użytkownikom w aplikacji, tworzenie raportów, usuwanie.
3. Rodzaje danych: dane lokalizacyjne, dane pojazdów i sprzętu powiązane z osobami, dane użytkowników aplikacji (imię, nazwisko, e-mail, telefon, login), dane o wydaniu i zwrocie narzędzi, dane techniczne logowania (adres IP, czas logowania).
4. Kategorie osób: Klient, jego pracownicy, współpracownicy i inne osoby korzystające z pojazdów, sprzętu lub aplikacji.

§ 2. Obowiązki Usługodawcy

1. Przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta. Za takie polecenie uznaje się umowę, ustawienia wybrane przez Klienta w aplikacji oraz polecenia przesłane e-mailem.
2. Informuje Klienta, jeżeli jego zdaniem polecenie narusza przepisy o ochronie danych.
3. Dopuszcza do danych tylko osoby upoważnione i zobowiązane do zachowania poufności.
4. Stosuje środki bezpieczeństwa wymagane przez art. 32 RODO (zob. pkt 5).
5. Pomaga Klientowi w realizacji praw osób, których dane dotyczą, oraz w wypełnianiu obowiązków z art. 32 do 36 RODO, w miarę możliwości wynikających z charakteru usługi.
6. Prowadzi rejestr kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu Klienta.
7. Przechowuje dane na serwerach w Europejskim Obszarze Gospodarczym i nie przekazuje ich poza EOG bez polecenia Klienta.

§ 3. Podwykonawcy (dalsze podmioty przetwarzające)

1. Klient udziela ogólnej zgody na korzystanie z podwykonawców wymienionych w pkt 4.
2. O planowanym dodaniu lub zmianie podwykonawcy Usługodawca informuje Klienta e-mailem co najmniej 14 dni wcześniej. Klient może w tym czasie zgłosić uzasadniony sprzeciw; jeżeli strony nie dojdą do porozumienia, Klient może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym.
3. Podwykonawcy mają takie same obowiązki w zakresie ochrony danych jak Usługodawca, który odpowiada wobec Klienta za ich działania.

§ 4. Naruszenia ochrony danych

1. Usługodawca zawiadamia Klienta o naruszeniu ochrony danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia.
2. Zawiadomienie opisuje charakter naruszenia, kategorie i przybliżoną liczbę osób i rekordów, możliwe skutki oraz podjęte lub proponowane środki. Informacje, których nie da się podać od razu, są przekazywane stopniowo.
3. Zgłoszenia do Prezesa UODO i zawiadomienia osób dokonuje Klient jako administrator; Usługodawca udziela mu potrzebnych informacji.

§ 5. Kontrola

1. Usługodawca udostępnia Klientowi informacje potrzebne do wykazania przestrzegania art. 28 RODO.
2. Klient może raz w roku, a dodatkowo po naruszeniu ochrony danych, przeprowadzić kontrolę po zapowiedzi z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, w sposób nieutrudniający pracy Usługodawcy. Kontrolerem nie może być konkurent Usługodawcy. Koszty kontroli ponosi Klient.

§ 6. Zakończenie

1. Umowa powierzenia obowiązuje tak długo, jak Usługodawca przetwarza dane w imieniu Klienta.
2. Po zakończeniu umowy Usługodawca, zgodnie z wyborem Klienta, zwraca dane (eksport) lub je usuwa w ciągu 30 dni, a kopie zapasowe zgodnie z cyklem ich usuwania, nie później niż w ciągu 90 dni. Usługodawca może przechowywać dane dłużej tylko wtedy, gdy wymaga tego prawo.
3. W sprawach nieuregulowanych stosuje się Ogólne warunki, w tym ograniczenie odpowiedzialności.

4. Podwykonawcy przetwarzania

Nazwy podwykonawców uzupełnimy przed uruchomieniem usługi, po podpisaniu umów z dostawcami. Wszyscy będą przetwarzać dane w Europejskim Obszarze Gospodarczym.

5. Bezpieczeństwo danych

• Połączenia z aplikacją są szyfrowane (HTTPS/TLS).
• Każdy użytkownik widzi tylko zasoby przypisane mu przez administratora konta Klienta. Pracownicy AVELKOR mają dostęp do danych Klienta tylko wtedy, gdy jest to potrzebne do obsługi zgłoszenia.
• Kopie zapasowe są wykonywane regularnie i przechowywane w innym miejscu niż serwer główny.
• Serwery i aplikacja są na bieżąco aktualizowane o poprawki bezpieczeństwa.
• Domyślna ochrona prywatności: historia lokalizacji jest przechowywana tylko przez okres ustawiony przez Klienta; usługa nie zbiera danych, które nie są potrzebne do jej działania.

6. Reklamacje i zgłoszenia

Jak zgłosić

• e-mailem na sklep@avelkor.pl (w temacie: „Reklamacja AVELKOR TRACK”),
• telefonicznie: +48 511 956 011 (od poniedziałku do piątku, 8:00 do 16:00). Przy zgłoszeniu telefonicznym możemy poprosić o potwierdzenie e-mailem.

Co podać

Nazwę firmy i NIP, osobę kontaktową, opis problemu, numer urządzenia lub nazwę sprzętu w aplikacji (jeśli dotyczy), datę wystąpienia i ewentualne zrzuty ekranu.

Terminy

1. Potwierdzamy przyjęcie zgłoszenia w ciągu 1 dnia roboczego.
2. Jeśli do analizy potrzebujemy dodatkowych informacji, napiszemy, jakich i dlaczego.
3. Odpowiadamy w ciągu 7 dni roboczych, najpóźniej w ciągu 14 dni. Jeżeli to niemożliwe, poinformujemy o przyczynie i nowym terminie.
4. Odpowiedź z wynikiem i podjętymi działaniami wysyłamy e-mailem.

Usterka urządzenia nie wymaga reklamacji. Wystarczy zgłoszenie serwisowe, a urządzenie wymieniamy zgodnie z § 4 Ogólnych warunków. Jeżeli wynik reklamacji Cię nie zadowala, możesz poprosić o ponowne rozpatrzenie przez Zarząd ARTHOMES Sp. z o.o.

7. Lokalizatory a pracownicy: informacje dla pracodawcy

To ogólne informacje, które pomagają wdrożyć usługę zgodnie z prawem. Nie zastępują porady prawnej dostosowanej do Twojej firmy.

Kto odpowiada za dane

Pracodawca, który montuje lokalizatory w pojazdach i sprzęcie używanym przez pracowników, jest administratorem ich danych osobowych. AVELKOR przetwarza te dane w jego imieniu.

Podstawa i cel

• Lokalizacja pojazdów i sprzętu powierzonego pracownikom to „inna forma monitorowania” w rozumieniu art. 22³ § 4 Kodeksu pracy. Można ją stosować, gdy jest niezbędna do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania tajemnicy informacji.
• Podstawą przetwarzania danych jest zwykle prawnie uzasadniony interes pracodawcy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), np. ochrona sprzętu przed kradzieżą.
• Cel musi być konkretny, np.: „ochrona pojazdów i sprzętu przed kradzieżą i pomoc w ich odzyskaniu”, „planowanie pracy ekip i dojazdów”, „ewidencja pracy maszyn i terminów serwisu”, „dokumentowanie powierzenia narzędzi”. Danych nie wolno wykorzystywać do innych celów.

Co zrobić przed uruchomieniem

1. Określić cel, zakres i sposób stosowania lokalizacji w regulaminie pracy, a jeśli firma nie ma regulaminu pracy, w obwieszczeniu.
2. Poinformować pracowników o wprowadzeniu lokalizacji nie później niż 2 tygodnie przed jej uruchomieniem.
3. Nowemu pracownikowi przekazać tę informację na piśmie przed dopuszczeniem do pracy.
4. Przekazać obowiązek informacyjny z art. 13 RODO (kto, w jakim celu, jak długo, jakie prawa).
5. Ustalić okres przechowywania historii lokalizacji, nie dłuższy, niż jest potrzebny do celu.

Czas prywatny

Lokalizacja nie może naruszać prywatności pracownika. Jeżeli pracownik może używać auta służbowego prywatnie, pracodawca powinien ograniczyć śledzenie poza godzinami pracy, np. przez włączenie w aplikacji trybu prywatnego dla tych przejazdów.

Track Team a odpowiedzialność za narzędzia

Pracownik odpowiada w pełnej wysokości za mienie powierzone mu z obowiązkiem zwrotu, w tym za narzędzia (art. 124 § 1 Kodeksu pracy). Pracodawca musi jednak wykazać, że narzędzie zostało pracownikowi prawidłowo powierzone. Potwierdzenia wydania i zwrotu w Track Team, ze zdjęciem i numerem seryjnym, ułatwiają takie wykazanie. Bez udokumentowanego powierzenia odpowiedzialność pracownika jest zasadniczo ograniczona do trzykrotności wynagrodzenia, a winę musi udowodnić pracodawca.

Prawa pracowników

Pracownicy mają prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania i sprzeciwu. Wnioski kierują do pracodawcy; AVELKOR pomaga pracodawcy je zrealizować.

8. Do pobrania

Pytania o dokumenty: sklep@avelkor.pl · +48 511 956 011. ← Wróć do AVELKOR TRACK